Как только появляется задача, сразу скидывай её в Inbox, не откладывай на потом — забудешь. Потом будешь разбирать Inbox и распределять задачи по спискам, дням и неделям. Я поначалу очень страдала — было непривычно https://deveducation.com/ выписывать всё регулярно, но я втянулась и теперь доведение дел до завершения даётся гораздо легче. С чего начать – В наши дни по вопросам управления временем появляется огромное количество книг и статей.
Мы ежемесячно проводим встречи Клуба управленцев – людей, которым небезразлична групповая работа и которые осваивают простые и практичные, четкие и понятные инструменты для достижения результатов. Приложение для создания списков дел с забавным дизайном. Интегрируется с различными приложениями и сервисами, в том числе Google, Evernote, Microsoft To Do. В начале 2000-х, когда создавалась система GTD, в распоряжении менеджеров были, в основном, бумажные листы, корзины и папки с документами. Сейчас есть множество приложений для компьютера и смартфона, которые помогают придерживаться принципов GTD и эффективно организовать время. Без создания эффективной системы хранения информации полноценная успешная реализация теории GTD невозможна.
Для начала попробуйте эти пять этапов метода GTD
Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете gtd это сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет. Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом.
Там отображается вся работа, которую вам предстоит выполнить. В разделе «Мои задачи» можно создавать дополнительные разделы для организации высокоприоритетной работы, которую необходимо выполнить прямо сегодня, на текущей неделе или в долгосрочной перспективе. Возможно, вы набросали список из позиций, содержащих более одной задачи.
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к вебинарам на актуальные бизнес-темы
Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Поскольку GTD основано на ведении дополнительных записей, его можно рассматривать как реализацию научных теорий distributed cognition (распределенное познание) и extended mind (расширенный разум). Аллен рекомендует еженедельный обзор по различным уровням. Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам.
Затем, когда вся работа будет организована по методу GTD, можно будет смело приступать к её выполнению. При работе с командами nTask предлагает выделенные рабочие пространства, чтобы все было организовано, с возможностью устанавливать роли и разрешения, еще больше улучшая взаимодействие в команде. Кроме того, платформа также включает программное обеспечение для встреч на борту, которое можно использовать для обсуждения повестки дня и любых действий или решений, которые необходимо принять. Есть же и более современные инструменты, помогающие работать по методологии GTD, – это электронные органайзеры.
Области внимания
Это снижает уровень стресса и освобождает драгоценное время мозга, что открывает дорогу к более продуктивному мышлению. Возможно, это даже позволяет человеку экономить реальное время. А значит — у него будет больше свободного времени, которое он сможет потратить на что угодно — на уроки балета, на занятия по рисованию, на то, чтобы покататься на роликах.
У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел. Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.
На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека. Дело в том, что если в Календаре будут только записи, которые по-настоящему зависят от времени, это приведёт к тому, что Календарь принесёт наибольшую пользу. Дело в том, что при таком подходе из Календаря вы сможете узнать о делах, которые вам необходимо сделать в определённый день.
Система документов должна быть лёгкой, простой и интересной. Даже единственный листок бумаги, если он нужен для справочной информации, должен получить свою собственную папку, если имеющиеся папки для него не подходят. Аллен предлагает одномерную, организованную в алфавитном порядке, систему хранения документов для того, чтобы быстро и просто восстанавливать необходимую информацию. Если вы уверены, что только вы сами лучше всех можете справиться с делом, но оно потребует много времени для выполнения, можно отложить его, занеся задачу в «Календарь» либо в блок «Следующие действия». В «Календарь» следует вносить задачи, привязанные к определенным датам или ко времени.